Google ha annunciato una riduzione dello spazio complessivo occupato dagli account dei domini Google Workspace (ex G Suite) for Education: a partire da Gennaio 2023 lo spazio non potrà superare i 100 Tb (Gmail, Drive, Foto e Drive condivisi).

E’ stata pertanto imposta una quota di 100 Gb per account.

Per evitare disservizi, siete invitati a ridurre fin da subito lo spazio occupato cancellando file obsoleti (copie di file, file di prova, file non più necessari, etc) e valutando altre piattaforme tra quelle proposte dall’Ateneo in cui caricare i file (ad esempio, spostare i file su OneDrive o in un sito SharePoint).

ATTENZIONE: la riduzione dello spazio occupato deve essere fatta nel proprio account personale, negli account di ufficio/struttura di cui si è intestatari e nei drive condivisi in cui si ha il ruolo gestore. Lo spazio occupato dai drive condivisi incide sullo spazio complessivo del dominio.

In particolare, per ogni account è necessario:

  1. verificare la quantità di spazio di archiviazione che si sta utilizzando, https://drive.google.com/settings/storage.
  2. esaminare ed eliminare da Drive i file di grandi dimensioni o non necessari,  https://drive.google.com/drive/quota.
  3. esaminare ed eliminare dai Drive condivisi di cui si è proprietari i file di grandi dimensioni o non necessari,  https://drive.google.com/drive/shared-drives.
  4. eliminare i contenuti di Drive già copiati su un Drive condiviso. Se lo stesso file si trova in due posti diversi  potrebbe utilizzare una quantità doppia di spazio di archiviazione.
  5. eliminare le email di grandi dimensioni o non necessarie, vedere Gestire i file nello spazio di archiviazione di Google Drive e seguire le istruzioni per Gmail.
  6. spostare eventuali file di contenuto personale e non istituzionale nel proprio Google Drive personale utilizzando Google Takeout

Istruzioni

Altri suggerimenti del supporto Google per liberare spazio https://support.google.com/drive/answer/6374270?hl=it

 

Informazioni e supporto

Per supporto nelle operazioni di trasferimento di cartelle/file su altra piattaforma contattare in primo luogo i referenti informatici di struttura: https://www.sia.unimore.it/site/home/referenti-informatici.html

Per informazioni: supporto.posta@unimore.it

 

Come verificare e ridurre lo spazio utilizzato su Gmail per la posta elettronica

Accedere a Gmail -> Accesso alla casella da interfaccia Gmail -> in fondo alla pagina a sinistra compare l’occupazione totale in GB

Cercare le mail più “pesanti” inserendo nella barra di ricerca di Gmail ‘has:attachment larger:10M’. Cercare mail precedenti a una certa data inserendo nella barra di ricerca di Gmail ‘before:enter date’. Cancellare le mail non più necessarie. Per ottimizzare lo spazio occupato accedere al Cestino/Trash di Gmail e rimuovere i messaggi con “Svuota il Cestino adesso”.

Le mail di spam rimangono nella cartella cartella Spam per 30 giorni, cancellare i messaggi con “Elimina tutti i messaggi spam adesso”.

Come verificare e ridurre lo spazio utilizzato su Drive e Foto

Per vedere la quantità di spazio utilizzata accedere alle proprie impostazioni di archiviazione https://drive.google.com/settings/storage

E’ possibile ordinare i file in ordine di dimensione decrescente nella quota di spazio di archiviazione di Drive https://drive.google.com/drive/quota

Accedere a Drive, click su “Archiviazione” -> in alto compare lo spazio totale e la distribuzione tra Gmail, Drive e Foto e in basso l’elenco dei file di Drive ordinati dal più grande al più piccolo

Ordinare i file per dimensione cliccando su “Spazio di archiviazione”. Eliminare eventuali file non necessari. I file vengono mantenuti nel Cestino/Trash per 30 giorni, per ottimizzare lo spazio occupato accedere al Cestino dal link nel menu a sinistra e rimuovere i file anche dal cestino (Elimina definitivamente/Delete forever).

 

Come gestire la quota dei Drive condivisi

I Drive condivisi sono inclusi nel calcolo dello spazio di archiviazione in pool complessivo del dominio e non incidono sullo spazio del singolo utente che ha creato il drive o che ne è gestore.

In ogni drive condiviso in cui si ha il ruolo di “Gestore” occorre fare pulizia verificando se ci sono file duplicati, di prova o non più necessari, valutando lo spostamento di file/cartelle in locale sul proprio dispositivo, valutando lo spostamento in un sito SharePoint.

  1. Verificare la dimensione di un drive condiviso:
    • Accedere al Drive condiviso via web e cliccare sulla i in alto a destra, si apre la finestra con i dettagli e lo spazio di occupazione

    • In alternativa, installare l’app Google Drive per Desktop (per Windows e per Mac) poi da “Esplora file” accedere a “Drive condivisi” 

selezionare la cartella/file, click sul bottone destro del mouse, “Proprietà”

2. Verificare se nel drive condiviso il proprio ruolo è quello di “Gestore” cliccando su “Aggiungi o gestisci membri”. Nella finestra che si apre vengono visualizzati tutti gli account che a vario titolo hanno accesso al drive condiviso (Gestore, Gestore dei contenuti, Commentatore, Collaboratore).

3. Fare pulizia nei drive condivisi in cui si ha il ruolo di “Gestore”:

    • eliminare file duplicati, di prova o non più necessari
    • spostare eventuali file e cartelle nel disco del dispositivo locale
    • valutare lo spostamento del contenuto del drive condiviso su un sito SharePoint da condividere con gli stessi membri ricreando le autorizzazioni esistenti (vd. istruzioni)
    • i file eliminati vengono mantenuti nel Cestino/Trash per 30 giorni. Per ottimizzare lo spazio occupato accedere a Drive via web, cliccare sul link Cestino nel menu a sinistra e cliccare su Elimina definitivamente/Delete forever

 

Download e upload: come creare e scaricare un archivio zip con file/cartelle di Drive

Utilizzare l’opzione Scarica nel menu che si apre cliccando sulla cartella con il bottone destro del mouse

Nella cartella Download viene salvato un file .zip con nome contenente data e ora dell’operazione, es.

In alternativa, utilizzare l’app Google Takeout  https://takeout.google.com/ per creare un archivio zip con file/cartelle di Drive 

Vai alle istruzioni complete per Takeout.

Dopo il download dell’archivio, puoi decidere di caricare il contenuto ad esempio in un tuo account personale gmail (verifica prima lo spazio disponibile nel tuo account gmail personale accedendo all’account, andando in Drive / Archiviazione ) .

Copiare da Google Drive a Microsoft OneDrive

OneDrive è disponibile, per policy Microsoft, solo per gli account nominativi e non per quelli aggiuntivi (es. account di ufficio, struttura, convegno, etc). Accedere a www.office.com con le credenziali istituzionali e seguire l’icona OneDrive. Lo spazio assegnato a ciascun account Unimore nominativo è al momento di 4 Tb.

Per verificare lo spazio occupato su OneDrive, in ambiente Windows, click sull’icona di OneDrive, click sulla rotella delle impostazioni, Impostazioni, Account

Per spostare i file da Google Drive a Microsoft OneDrive sono possibili 3 alternative:

Primo metodo: scaricare i file da Drive e poi caricarli in OneDrive
  1. scaricare file/cartelle da Drive (Vedi sezione “Download e upload: come scaricare un archivio zip con file/cartelle di Drive
  2. caricare su OneDrive i file scaricati da Drive:

Note:

  • attenzione: se stai trasferendo molti dati l’operazione potrebbe richiedere molto tempo, al termine verifica che la copia sia andata a buon fine
  • una vota verificato il contenuto trasferito, da ultimo ricordati di eliminare i file da Drive e poi rimuoverli dal Cestino

 

Secondo metodo: usare la app Desktop di Drive e la app desktop di OneDrive
  • installare Google Drive per Desktop (per Windows e per Mac) e spostare o copiare i file da Drive a OneDrive usando l’interfaccia di gestione file
  • attenzione: i file in formato Google (Documenti, Fogli) non vengono trasferiti correttamente, il metodo è adatto per il trasferimento di immagini, video, file pdf, file in formato Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • al termine dell’operazione, ricordarsi di eliminare i file da Drive e rimuoverli dal Cestino

 

Terzo metodo: copiare i file cloud-cloud usando Google Takeout
  • la copia su OneDrive richiede un account Microsoft Personale, non è possibile accedere a OneDrive con l’account Unimore
  • è possibile trasferire massimo 5 Gb alla volta (lo spazio massimo assegnato a OneDrive con un account Microsoft Personale)
  • al termine dell’operazione, ricordarsi di eliminare i file da Drive e rimuoverli dal Cestino
  • Vai alle istruzioni complete per la copia cloud-cloud con Takeout

Spostare file/cartelle in un sito SharePoint

Se è necessario condividere con altri utenti i file scaricati da Drive è possibile valutare il caricamento dei file in un proprio sito Sharepoint.

Per accedere a SharePoint click sull’icona che si trova nel menu a sinistra in  www.office.com 

Vai alle istruzioni complete per creare un sito SharePoint, caricare file/cartelle e condividere il contenuto.

Spostare file/cartelle su Dropbox

In caso di account su Dropbox è possibile utilizzare Google Takeout per effettuare una copia cloud-cloud dei file memorizzati in Drive.

  1. Accedi da https://takeout.google.com/settings/takeout

Per default è selezionato il contenuto di tutte le app, clicca su “Deseleziona tutto”

seleziona solo Drive e scegli quale cartelle esportare con “Tutti i dati di Drive inclusi”

clicca su “Passaggio successivo” e scegli “Aggiungi a Dropbox” come Metodo di recapito

 

Richiedere spazio storage su VM dedicata (max file system di 50 Gb)

Nel caso di utilizzo di Drive per backup periodici di desktop o per backup di file/immagini a lungo termine è possibile valutare soluzioni alternative (es. storage su macchina virtuale riservata, VM).

Per questo contattare l’indirizzo del supporto ai Servizi Informatici supporto.sistemi@unimore.it indicando il sistema operativo richiesto per la VM (Windows o Linux) e la dimensione richiesta per il file system (al momento max 100 Gb).

La VM sarà attivata nella infrastruttura di virtualizzazione Nutanix.

Informazioni: https://www.sirs.unimore.it/site/home/servizi/sistemi-e-virtualizzazione.html

Riduci lo spazio occupato (Gmail, Drive) entro fine 2022